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안녕하세요, 여러분! 선물 같은 강의를 전하는 김용균 강사입니다. 오늘도 직장에서 보고서를 작성하느라 얼마나 노고가 많으십니까?

보고서는 조직에서 과업을 수행하기 위해 필수적인 보고 수단이자 도구인데, 일이 쌓이고 쌓이다 보면 작성 자체가 일이 되어버리기 마련입니다. 잘 쓴 보고서가 업무처리의 효율성과 성과관리의 투명성에 직결된 중요한 역할을 한다는 것은 익히 잘 알고 있습니다. 문제는 '그래서 어떻게?'입니다. 오늘은 생각을 구조화하고 논리적인 조직 언어로 가공하여 설득력 있게 보고하기 위한 5W1H를 함께 알아보도록 하겠습니다.

1. 목적성 (Why)

보고서를 작성하기 전, 목적을 명확하게 정의하시기 바랍니다. 왜 이 보고서가 필요한지, 어떤 문제를 해결하거나 어떤 정보를 전달하려는지를 내가 먼저 이해해야 합니다. 보고서 작성의 목적은 크게 3가지입니다. 대상자의 ①의사 결정, ②내용 전달, ③의견수렴입니다. '보고'는 보고받는 사람의 결정이나 동의를 구하는 조직 언어입니다. 따라서 실무자의 검토의견을 보고받는 사람이 결정하거나, 전달받은 내용에 동의하거나, 복잡한 의견을 하나로 모을 수 있도록 목적을 명확하게 밝혀야 합니다. 목적이 분명한 보고는 상대방에게 더 쉽게 전달됩니다.

2. 내용의 정확성 (What)

정확한 내용은 보고의 핵심이자 기본입니다. 사실에 기반한 정보를 사용하고, 필요한 경우 전문가의 의견이나 데이터를 참고해야 합니다. 특히 주장의 타당도와 신뢰도는 숫자가 증명합니다. 정량적인 데이터를 기반으로 정성적인 논리를 더하는 꾸준한 연습이 필요합니다. 틀린 정보는 보고자의 신뢰를 떨어뜨릴 뿐만 아니라 다음 과업의 수행 여부에도 영향을 미치게 마련입니다. 필요한 내용을 충분하게 작성하되 정확하지 않으면 언급하지 않는 것이 낫습니다. 습관적으로 데이터의 출처와 작성 연도, 단위 표기를 재확인하시기 바랍니다.

3. 방식의 다양성 (How)

다양한 방식으로 정보를 제공하는 것이 중요합니다. 텍스트뿐만 아니라 그림, 차트, 표 등을 활용하여 직관적으로 전달하시기 바랍니다. 보고서는 '읽는 것'이 아니라 '보는 것'이라고도 합니다. 짧은 시간 안에 맥락과 핵심을 전달하여 '결재'받을 수 있어야 합니다. 때문에 보고받